Zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. podmiot gospodarki narodowej ma obowiązek rejestracji w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) prowadzonej działalności.
Wpis, zmiana lub skreślenie wpisu w rejestrze REGON:
- Przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy tj. na podstawie danych i informacji przekazywanych do rejestru REGON drogą elektroniczną z CEIDG (wniosek CEIDG-1 stanowi jednocześnie zgłoszenie do GUS) – art. 42 ust. 7 pkt 1. Ustawy.
- Przedsiębiorców wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) - do rejestru przedsiębiorców, a od 1.12.2014 r. również podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej - następuje na podstawie danych przekazywanych do rejestru REGON drogą elektroniczną z KRS - art. 42 ust 11 ustawy,
- w zakresie danych uzupełniających (wskazanych w art. 42, ust. 3a, pkt 2 ustawy: przewidywanej liczby pracujących, formy własności, powierzchni ogólnej gospodarstw rolnych i użytków rolnych, przeważającego rodzaju działalności statutowej dla podmiotów podlegających wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz danych kontaktowych takich jak: numer telefonu i faksu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada) - na podstawie danych przekazanych do rejestru REGON drogą elektroniczną z Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP). Podmiot zobowiązany jest zgłosić dane uzupełniające na formularzu NIP-8 składanym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminach:
21 dni od dnia wpisu do KRS,
7 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie. - Przedszkoli, szkół, placówek i innych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, i ich zespołów - następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej - następuje na postawie danych przekazywanych do rejestru REGON drogą elektroniczną z bazy danych Systemu Informacji Oświatowej (SIO), w której skład wchodzi Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych (RSPO) –art. 42 ust 7 pkt 3.
Aktualizacja wpisów na podstawie danych i informacji przekazywanych do rejestru REGON z CEIDG, KRS, RSPO, CRP KEP następuje niezwłocznie po wpłynięciu odpowiednich danych.
Wskazane wyżej podmioty mogą zgłaszać się do właściwych urzędów statystycznych tylko w przypadku:
- gdy zmiana dotyczy cech, niebędących przedmiotem wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych - art. 42 ust 8 ustawy,
- wniosek o wpis do rejestru REGON składa spółka kapitałowa w organizacji - zgodnie z brzmieniem art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - spółka kapitałowa może podjąć działalność gospodarczą przed wpisem do rejestru przedsiębiorców,
- zgłoszenia wniosku dotyczącego jednostki lokalnej (oddział/ zakład/filia) - należącej do podmiotu wpisanego do KRS - art. 42 ust 6b ustawy;
- wystąpienia z żądaniem wydania aktualnego zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON – art. 43 ust. 3 ustawy
Wpis pozostałych podmiotów gospodarki narodowej jak m.in.:
- spółki kapitałowe w organizacji;
- spółki cywilne, spółki przewidziane w przepisach innych ustaw niż Kodeks Cywilny i Kodeks spółek handlowych;
- państwowe / samorządowe jednostki organizacyjne;
- organy władzy, administracji rządowej, sądy;
- uczelnie;
- kościoły;
- partie polityczne;
- wspólnoty mieszkaniowe;
- osoby fizyczne niepodlegające wpisowi do CEIDG (z wyjątkiem prowadzących działalność nierejestrową, które nie podlegają jednocześnie wpisowi do rejestru REGON) – jak np. osoby prowadzące działalność rolniczą
następuje odpowiednio na podstawie wniosków:
- RG-OP „Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, o zmianę cech objętych wpisem, o skreślenie wpisu osoby prawnej, jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej lub ich jednostki lokalnej”,
- RG-OF „Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, o zmianę cech objętych wpisem, o skreślenie wpisu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub jej jednostki lokalnej niepodlegających wpisowi do CEIDG”,
- i ewentualnie pełnomocnictwa dla osoby, która składa wniosek w imieniu podmiotu, o ile nie jest ona ujawniona we wpisie w CEIDG, KRS.
Wnioski składa się / przesyła do urzędu statystycznego/ oddziału województwa na terenie którego:
- osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ma siedzibę,
- osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą niepodlegająca wpisowi do CEIDG ma miejsce zamieszkania.
Terminy składania wniosków (art. 42 ust. 5 - 6 ustawy o statystyce publicznej):
- 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, a wniosku o zmianę cech objętych wpisem oraz wniosku o skreślenie,
- 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie.
Do wniosku dołącza się dokumenty określone przepisami innych ustaw, potwierdzające powstanie podmiotu albo podjęcie działalności, zmianę cech objętych wpisem albo skreślenie podmiotu.
Formularze wniosków są dostępne m.in. na stronie: https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/formularze-regon-papierowe/.
Dane adresowe urzędów statystycznych są dostępne na stronie: https://bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon/kontakt-z-urzedami-statystycznymi-w-sprawie-regon/.
Istnieje możliwość przekazania wniosków na adres elektronicznej skrzynki podawczej, na platformie ePUAP, do wybranego urzędu statystycznego - https://bip.stat.gov.pl/e-urzad/elektroniczne-skrzynki-podawcze/. W tym celu konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP (informacje na temat zakładania konta są dostępne na portalu ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal; https://www.gov.pl/web/gov/zalatwiaj-sprawy-urzedowe-przez-internet-na-epuap).
Przekazanie dokumentu odbywa się poprzez wypełnienie formularza - pisma ogólnego - do którego dołącza się jako załączniki: wnioski/dokumentację (informacje na temat podpisywania dokumentu elektronicznie są dostępne m.in. na stronach: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany; https://epuap.gov.pl/wps/wcm/connect/ff7a17ff-157a-4502-869e-167799d5936d/instrukcja%2520podwojnego%2520podpisywania.pdf?MOD=AJPERES)
Składanie wniosków można rozpocząć również:
- na portalu ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/sprawy-ogolne/ogolne-sprawy-urzedowe-2/pismo-ogolne-do-podmiotu-publicznego-nowe - z wykorzystaniem formularza: pismo ogólne do podmiotu publicznego - należy wskazać jako adresata pisma wybrany urząd statystyczny.
- na portalu GOV: https://www.gov.pl/ wykorzystując: usługi dla przedsiębiorcy - https://www.gov.pl/web/gov/uslugi-dla-przedsiebiorcy. Po wpisaniu w wyszukiwarkę zamieszczoną na ww. stronie: REGON, należy wybrać opis właściwej usługi .”
Dodatkowo rejestr REGON aktualizowany jest na podstawie:
- zmian w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju (TERYT) – w oparciu o pliki aktualizacyjne - na bieżąco,
- zmian w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – okresowo, w zależności od zmian prawnych w klasyfikacji,
- zmian w zakresie kodów szczególnych form prawnych – okresowo, w zależności od zmian prawnych w klasyfikacji,
- informacji w zakresie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) udostępnianych z Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników CRP-KEP.