Wpisowi do rejestru REGON podlegają wszystkie:
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (w tym prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne),
- jednostki lokalne wyżej wymienionych podmiotów.
W rejestrze są ujmowane następujące informacje o wyżej wymienionych podmiotach:
- nazwa i adres siedziby, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - dodatkowo nazwisko i imiona oraz miejsce zamieszkania i identyfikator systemu ewidencji ludności (PESEL), o ile taki posiada,
- numer identyfikacji podatkowej NIP oraz informacja o jego unieważnieniu lub uchyleniu,
- numery identyfikacyjne wspólników spółki cywilnej, o ile takie posiadają, nazwisko i imiona albo firma wspólników spółki cywilnej wraz z numerem PESEL osoby fizycznej prowadzącej działalność, o ile taki posiada,
- forma prawna i forma własności,
- wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności,
- daty: powstania podmiotu, rozpoczęcia działalności, zawieszenia i wznowienia działalności, wpisu do ewidencji lub rejestru, orzeczenia o ogłoszeniu upadłości, zakończenia postępowania upadłościowego, zakończenia działalności albo trwałego zakończenia działalności w przypadku osób fizycznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, skreślenia z ewidencji lub rejestru, wpisu oraz skreślenia z rejestru podmiotów,
- nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwa rejestru (ewidencji) i nadany przez ten organ numer,
- przewidywana liczba pracujących,
- w przypadku gospodarstw rolnych powierzchnia ogólna i użytków rolnych,
- jednostkach lokalnych podmiotów w wyżej wymienionym zakresie z wyłączeniem informacji o numerze identyfikacji podatkowej NIP oraz o formie prawnej i formie własności,
- numer telefonu i faksu siedziby, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada i poda je do rejestru podmiotów.
Każdemu podmiotowi nadawany jest niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON.
Numer identyfikacyjny podmiotu gospodarki narodowej składa się z 9 cyfr przypisanych osobie prawnej, jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Osiem pierwszych cyfr numeru stanowi liczbę porządkową, a dziewiąta cyfrę kontrolną.
Numer identyfikacyjny jednostki lokalnej składa się z 14 cyfr, przy czym dziewięć pierwszych stanowi numer identyfikacyjny osoby prawnej, jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która utworzyła jednostkę lokalną, cztery kolejne są liczbą porządkową przypisaną utworzonej jednostce lokalnej, a czternasta jest cyfrą kontrolną całego numeru identyfikacyjnego jednostki lokalnej.
Numer identyfikacyjny stosowany jest w rejestrach urzędowych i systemach informacyjnych administracji publicznej. Organy prowadzące takie rejestry i systemy obowiązane są do wpisywania numeru identyfikacyjnego i do posługiwania się nim przy przekazywaniu informacji.