Biuletyn Informacji Publicznej

Kontrole przeprowadzone w 2011 r. przez Wydziały: Kontroli Wewnętrznej i Kontroli Finansowej (do dnia 30 czerwca 2011 r.) oraz Kontroli i Prewencji w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego

I. Kontrola planowa
Jednostka kontrolowana: Departament Kadr i Szkolenia (KS)
Cel kontroli: sprawdzenie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych
Czas trwania kontroli: od dnia 3 do dnia 17 lutego 2011 r.

W dniu 10 marca 2011 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień z zakresu przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 30 marca 2011 r. (pismo znak: KS-02-091-1/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

II. Kontrola planowa
Jednostka kontrolowana: Gabinet Prezesa (GP)
Cel kontroli: sprawdzenie przestrzegania wybranych zagadnień z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz innych prawnych aspektów działania
Czas trwania kontroli: od dnia 13 do dnia 29 kwietnia 2011 r.

W dniu 8 czerwca 2011 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 22 czerwca 2011 r. (pismo znak: GP-08-091-2/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

III. Kontrola planowa
Jednostka kontrolowana: Departament Rolnictwa (DR)
Cel kontroli: sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy)
Czas trwania kontroli: od dnia 13 do dnia 29 kwietnia 2011 r.

W dniu 25 maja 2011 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wyeliminowanie uchybień z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 9 czerwca 2011 r. (pismo znak: DR-08-09-07/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

IV. Kontrola pozaplanowa
Jednostka kontrolowana: Departament Kadr i Szkolenia (KS)
Cel kontroli: sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy)
Czas trwania kontroli: od dnia 28 marca do dnia 8 kwietnia 2011 r.

W dniu 15 kwietnia 2011 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 9 maja 2011 r. (pismo znak: KS-04-091-15(1)/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

V. Kontrola pozaplanowa
Jednostka kontrolowana: Departament Administracyjno-Budżetowy (DAB)
Cel kontroli: prawidłowość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup zestawów komputerowych oraz drukarek, serwerów i tabletów, a także odbioru w losowo wybranych punktach adresowych
Czas trwania kontroli: od dnia 17 stycznia do dnia 4 lutego 2011 r.

Kontrola przerwana z przyczyn niezależnych od GUS.

VI. Kontrola pozaplanowa
Jednostka kontrolowana: Biuro Administracyjno-Księgowe (BAK)
Cel kontroli: ocena realizacji zadań wynikających z Regulaminów wewnętrznych
Czas trwania kontroli: od dnia 12 września do dnia 15 grudnia 2011 r.

Postępowanie kontrolne zamknięte ze względu na likwidację komórki kontrolowanej - zmiana struktury organizacyjnej GUS wprowadzona zarządzeniem nr 20 Prezesa GUS z dnia 21 grudnia 2012 r. (Dz.Urz.GUS z 2012 r., poz. 61).

Kontrole przeprowadzone przez Wydział Kontroli Resortowej w Gabinecie Prezesa:

W roku 2011 Wydział Kontroli Resortowej przeprowadził łącznie 5 planowanych kontroli w jednostkach służb statystyki publicznej, w tym jedną w poprzednich strukturach jako Wydział Kontroli Finansowej w Biurze Dyrektora Generalnego.

Kontrolą objęto: 

• 4 urzędy statystyczne: w Gdańsku, Łodzi, Wrocławiu i Zielonej Górze,
• Centrum Informatyki Statystycznej.

W 2011 roku kontrole w jednostkach służb statystyki publicznej przeprowadzono w obszarze 6 wydzielonych grup ryzyka, tj.:

1. planowania i gospodarowania środkami publicznymi - 3 jednostki,
2. zakupów towarów i usług -  3 jednostki,
3. ewidencji księgowej - 2 jednostki,
4. przestrzegania prawa pracy - 2 jednostki,
5. sprawozdawczości - 1 jednostka,
6. gospodarowania majątkiem  - 1 jednostka.

W Urzędzie Statystycznym w Gdańsku skontrolowano pięć obszarów ryzyka, w Urzędzie Statystycznym w Łodzi trzy obszary ryzyka. W pozostałych jednostkach kontrola obejmowała dwa obszary ryzyka.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:

1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi

Łącznie stwierdzono cztery uchybienia, polegające na: 

• błędach formalnych w wewnętrznych procedurach kontroli finansowej,
• niekompletnym określeniu składników polityki rachunkowości.

2. Zakupy towarów i usług

Stwierdzono pięć uchybień polegających na:

• przytoczeniu niewłaściwego artykułu ustawy Prawo zamówień publicznych w umowach dotyczących zamówień o wartości netto poniżej 14.000 euro (dwa przypadki),
• zawarciu umowy na roboty uzupełniające przed odbiorem robót podstawowych,
• używaniu przez kierownika Wydziału Administracyjnego w dokumentacji przetargowej nazwy „Wydział Obsługi Administracyjnej”,
• braku poprawności formalnej umowy (operowano kwotami wyrażonymi w euro).

3. Ewidencja księgowa

Stwierdzono 3 nieprawidłowości, polegające  na  niepełnym opisie dokumentacji (2 przypadki) i księgowanie podatku należnego VAT na koncie niefunkcjonującym, zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem Ministra Finansów, od 2011 roku  (1 przypadek).

4. Przestrzeganie prawa pracy

Stwierdzono łącznie 10 nieprawidłowości polegających na: wewnętrznych sprzecznościach w zarządzeniu dotyczącym naborów wewnętrznych, niewykorzystaniu przez wszystkich pracowników do dnia 31 marca 2011 r. zaległych urlopów za rok 2010, bądź nie umieszczeniu tych urlopów w planach, mimo faktycznego wykorzystania ich przez pracowników w terminie ustawowym.
W skontrolowanych jednostkach pracownicy często planowali 26 dni urlopu, mimo że zgodnie z Kodeksem Pracy planować powinno się jedynie 22 dni, pozostałe cztery pozostawiając do uznania pracownika (urlop „na żądanie”).
Najpoważniejszym naruszeniem przepisów był brak w 22 aktach osobowych pracowników aktualnych zaświadczeń dotyczących szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników administracyjno-biurowych. Akta uzupełniono w trakcie trwania kontroli.

5. Sprawozdawczość

Nie stwierdzono uchybień.

6. Gospodarowanie majątkiem jednostki

Stwierdzono 5 uchybień, polegających na:

• błędach w wypełnianiu kart drogowych (nie wypełnianie wszystkich rubryk, skrótowe wypełnianie tras przejazdu),
• niewłaściwej metodzie ustalania stanu paliwa przy inwentaryzacji rocznej (na podstawie kart drogowych a nie pomiaru),
• brak odpowiednich oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych przy dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Do jednostek, w których wystąpiły uchybienia, Prezes Głównego Urzędu Statystycznego wystosował zalecenia pokontrolne.

Pisemne  informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w wyznaczonym terminie.

Kontrole przeprowadzone przez Wydział Kontroli Wewnętrznej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego:

I. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Łodzi
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz innych prawnych aspektów działania.
Czas trwania kontroli: od dnia 12 do dnia 28 stycznia 2011 r.

W dniu 21 marca 2011 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz innych prawnych aspektów działania.
Pismem znak: WO-093-1/2011 z dnia 18 kwietnia 2011 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

II. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Bydgoszczy
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Czas trwania kontroli: od dnia 2 do dnia 31 marca 2011 r.

W dniu 16 maja 2011 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Pismem znak: WO-094-2/2011 z dnia 10 czerwca 2011 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.

III. Kontrola pozaplanowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Krakowie
Cel kontroli: Sprawdzenie dokumentacji związanej z likwidacją Oddziału w Limanowej oraz prawidłowości postępowania przy czynnościach likwidacyjnych.
Czas trwania kontroli: od dnia 17 do dnia 31 marca 2011 r.
Pismem znak BDG-04-0932-4/2011 z dnia 15 kwietnia 2011 r. Biuro Dyrektora Generalnego przekazało Dyrektorowi Urzędu notatkę, w której nie stwierdzono nieprawidłowości w badanym zakresie.