Informacja z kontroli przeprowadzonych w 2010 r. przez Wydział Kontroli Wewnętrznej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego
Kontrole w komórkach organizacyjnych Głównego Urzędu Statystycznego:
I. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Opracowań Zbiorczych (OZ)
Cel kontroli: Sprawdzenie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Czas trwania kontroli: od dnia 24 czerwca do dnia 2 lipca 2010 r.
W dniu 22 lipca 2010 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień z zakresu przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 29 lipca 2010 r. (pismo znak: OZ-00-04-132/2010), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
II. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Handlu i Usług (HU)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Czas trwania kontroli: od dnia 9 sierpnia do dnia 31 sierpnia 2010 r.
W dniu 8 września 2010 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień nad realizacją wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych statystycznych.
W dniu 30 września 2010 r. (pismo znak: HU-01-0911-186/2010), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
III. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Informacji (DI)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz pozostałych zadań statutowych.
Czas trwania kontroli: od dnia 26 sierpnia do dnia 17 września 2010 r.
W dniu 3 listopada 2010 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień nad realizacją wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz pozostałych zadań statutowych.
W dniu 25 listopada 2010 r. (pismo znak: DI-00-0911-553/2010), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IV. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Produkcji (DP)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Czas trwania kontroli: od dnia 15 listopada do dnia 3 grudnia 2010 r.
W dniu 28 grudnia 2010 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Zastępcom Dyrektora Departamentu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień nad realizacją wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
W dniu 19 stycznia 2011 r. (pismo znak: DP-06-0911-01/2011) Zastępca Dyrektora Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
V. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Rachunków Narodowych (RN)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od dnia 16 listopada do dnia 6 grudnia 2010 r.
W dniu 28 grudnia 2010 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wyeliminowanie uchybień nad realizacją wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
W dniu 19 stycznia 2011 r. (pismo znak: RN-03-091-1/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VI. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Biuro Dyrektora Generalnego (BDG)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zagadnień z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od dnia 28 grudnia 2010 r. do dnia 12 stycznia 2011 r.
W dniu 17 stycznia 2011 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wyeliminowanie uchybień nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 7 lutego 2011 r. (pismo znak: BDG-05-01-27/2011), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
Kontrole w jednostkach służb statystyki publicznej:
I. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Zakład Wydawnictw Statystycznych (ZWS)
Cel kontroli: Sprawdzenie wybranych zagadnień z zakresu prac statystycznych, bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz stosowania prawa administracyjnego.
Czas trwania kontroli: od dnia 23 lutego do dnia 12 marca 2010 r.
W dniu 26 marca 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi ZWS wyeliminowanie uchybień oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych, bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz stosowania prawa administracyjnego.
Pismem znak: ZWS-02-0921-50/2010 z dnia 20 kwietnia 2010 r. Dyrektor ZWS poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
II. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Centralna Biblioteka Statystyczna (CBS)
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu pozostałych zadań statutowych, przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz stosowania prawa administracyjnego.
Czas trwania kontroli: od dnia 11 do dnia 31 marca 2010 r.
W dniu 16 kwietnia 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi CBS wzmocnienie nadzoru oraz wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz stosowania prawa administracyjnego.
Pismem znak: BO-S-27/2010 z dnia 20 kwietnia 2010 r. Dyrektor CBS poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
III. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Kielcach
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu stosowania prawa administracyjnego oraz dodatkowo przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od dnia 7 do dnia 26 kwietnia 2010 r.
W dniu 14 maja 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru i wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Pismem znak: WKS 01-2/2010 z dnia 26 maja 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IV. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Lublinie
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych, przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz pozostałych zadań statutowych.
Czas trwania kontroli: od dnia 12 do dnia 26 kwietnia 2010 r.
W dniu 8 czerwca 2010 r. Wiceprezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru, wyeliminowanie uchybień oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych, przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz pozostałych zadań statutowych.
Pismem znak: KO-0931-2/2010 z dnia 9 lipca 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Wiceprezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
V. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Olsztynie
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu przestrzegania bezpieczeństwa i ochrony informacji, prac statystycznych oraz przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od dnia 28 kwietnia do dnia 28 maja 2010 r.
W dniu 21 czerwca 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru, wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu przestrzegania bezpieczeństwa i ochrony informacji, prac statystycznych oraz przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Pismem znak: WO-09-3/2010 z dnia 20 lipca 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VI. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny we Wrocławiu
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Czas trwania kontroli: od dnia 29 kwietnia do dnia 14 maja 2010 r.
W dniu 21 czerwca 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wyeliminowanie uchybień związanych z wybranymi zadaniami z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji.
Pismem znak: WO-0931-1/2010 z dnia 22 lipca 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Warszawie
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od dnia 27 maja do dnia 23 czerwca 2010 r.
W dniu 21 lipca 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wprowadzić nadzór oraz dodatkowe zmiany związane z wybranymi zadaniami z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Pismem znak: WK-0942-1/2010 z dnia 11 sierpnia 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VIII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Białymstoku
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu pozostałych zadań statutowych.
Czas trwania kontroli: od dnia 27 maja do dnia 11 czerwca 2010 r.
W dniu 20 lipca 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu pozostałych zadań statutowych.
Pismem znak: WO-0942-4/2010 z dnia 13 sierpnia 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IX. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Szczecinie
Cel kontroli: sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od dnia 7 do dnia 30 lipca 2010 r.
W dniu 17 września 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru, wyeliminowanie uchybień oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu bezpieczeństwa i ochrony informacji, prac statystycznych a także w obszarach: pozostałe zadania statutowe i inne prawne aspekty działania.
Pismem znak: WO-093-1/2010 z dnia 14 października 2010 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
Informacja z kontroli przeprowadzonych w 2010 r. przez Wydział Kontroli Finansowej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego
Kontrole w komórkach organizacyjnych Głównego Urzędu Statystycznego
W roku 2010 przeprowadzono pozaplanową kontrolę doraźną w Departamencie Administracyjno-Budżetowym i w Biurze Dyrektora Generalnego. Kontrola miała na celu sprawdzenie czy wewnętrzne uregulowania obwiązujące w GUS są zgodne z aktualnymi przepisami prawnymi oraz czy rozwiązanie te są w praktyce przestrzegane. Przeprowadzono ją w obszarach:
- planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi,
- gospodarowanie majątkiem jednostki (w zakresie wewnętrznych procedur kontroli finansowej).
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:
1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi
Stwierdzono cztery uchybienia polegające na niedostosowaniu wewnętrznych procedur kontroli finansowej do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych oraz braku w nich precyzyjnego zapisu, w jaki sposób powinien być opisany dokument księgowy, aby stanowił wiarygodną podstawę do zapłaty.
2. Gospodarowanie majątkiem jednostki
Stwierdzono sześć uchybień. Wszystkie dotyczyły treści instrukcji inwentaryzacyjnej i nieprzestrzegania zawartych w niej zapisów, w tym zaniechania prowadzenia inwentaryzacji ciągłej.
Do skontrolowanych jednostek Dyrektor Generalny Głównego Urzędu Statystycznego wystosował zalecenia pokontrolne.
Pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w wymaganym terminie.
Kontrole w jednostkach służb statystyki publicznej
W roku 2010 Wydział Kontroli Finansowej przeprowadził łącznie 12 kontroli problemowych w jednostkach służb statystyki publicznej.
Kontrolą objęto 10 urzędów statystycznych, tj.: w Białymstoku, Bydgoszczy, Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie, Olsztynie, Rzeszowie, Szczecinie, Wrocławiu oraz Centralną Bibliotekę Statystyczną (CBS) i Zakład Wydawnictw Statystycznych (ZWS).
Kontrole finansowe w jednostkach służb statystyki publicznej przeprowadzono w obszarze 5 wydzielonych grup ryzyka, tj.:
- planowania i gospodarowanie środkami publicznymi - 8 jednostek
- zakupów towarów i usług - 4 jednostki,
- ewidencji księgowej - 1 jednostka,
- sprawozdawczości - 2 jednostki,
- gospodarowania majątkiem jednostki - 3 jednostki.
W połowie jednostek objętych kontrolą problemową program kontroli zawierał jeden wydzielony obszar ryzyka. W urzędach statystycznych w Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie i Rzeszowie oraz w CBS skontrolowano dodatkowo obszar „planowanie i gospodarowanie w środkami publicznymi”, ale jedynie w zakresie w prawidłowości wewnętrznych procedur kontroli finansowej.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:
1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi
Łącznie stwierdzono cztery uchybienia, polegające na błędach formalnych w wewnętrznych procedurach kontroli finansowej, braku wykazu aktualnych aktów prawnych, różnicy między deklarowaną składką ZUS a kwotą zapłaconą oraz drobnych nieścisłościach w rejestrze VAT.
2. Zakupy towarów i usług
Stwierdzono dwadzieścia jeden uchybień.
W zakresie zakupów towarów i usług o wartości netto powyżej 14.000 euro (objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych) były to głównie uchybienia formalne polegające m.in. na:
- przytoczeniu niewłaściwego artykułu ustawy Prawo zamówień publicznych przy opisie faktur,
- braku w treści umów podstawy prawnej ich zawarcia,
- operowaniu kwotami brutto w formularzach protokołów z przeprowadzonych postępowań.
Ponadto stwierdzono trzy inne uchybienia, tj.:
- brak wniosków do dyrektora jednostki o zatwierdzenie trybu postępowania,
- ustalanie w formie ustnej szacunkowej wartości zamówienia,
- nienależytą staranność w sporządzaniu dokumentacji z posiedzeń Komisji Przetargowej.
W zakresie zakupów towarów i usług o wartości netto nie przekraczającej 14.000 euro, w dwóch jednostkach stwierdzono, że przyjęte przez nie procedury postępowania w praktyce nie są przestrzegane, co podważa cel ich utworzenia, czyli wprowadzenie systemu pozwalającego na dokonywanie w sposób celowy i oszczędny zakupów nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
3. Ewidencja księgowa
Stwierdzono pięć drobnych nieprawidłowości, polegających na niepełnym opisie dokumentacji (4 przypadki) i niepełnej dekretacji faktury zakupu (jeden przypadek).
4. Sprawozdawczość
Nie stwierdzono uchybień.
5. Gospodarowanie majątkiem jednostki
Stwierdzono trzynaście nieprawidłowości polegających na:
- błędach w wypełnianiu kart drogowych (przeprawianie danych, niewypełnianie wszystkich rubryk),
- braku metody pomiary paliwa w instrukcji inwentaryzacyjnej,
- brak zatwierdzenia przez dyrektora jednostki sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
- drobnych błędach w sporządzaniu dokumentacji magazynowej.
Do jednostek, w których wystąpiły uchybienia Prezes Głównego Urzędu Statystycznego wystosował zalecenia pokontrolne.
Pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w wyznaczonym terminie.