Informacja z kontroli przeprowadzonych w 2009 r. przez Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego
I. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Programowania i Koordynacji Badań (PK).
Cel kontroli: Sprawdzenie wybranych zagadnień z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od 16 lutego do 5 marca 2009 r.
W dniu 17 marca 2009 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 10 kwietnia 2009 r. (pismo znak: PK-09-09-2/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
II. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Badań Demograficznych (BD).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od 16 lutego do 6 marca 2009 r.
W dniu 31 marca 2009 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 24 kwietnia 2009 r. (pismo znak: BD-01-091-85/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
III. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Przemysłu (DP).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od 19 maja do 3 czerwca 2009 r.
W dniu 17 czerwca 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów: prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) i kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 6 lipca 2009 r. (pismo znak: DP-06-091/3/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IV. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Pracy i Warunków Życia (PW).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od 18 maja do 29 maja 2009 r.
W dniu 3 czerwca 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 29 czerwca 2009 r. (pismo znak: PW-07-091-3(351)/2009 Dyrektor Departamentu poinformował Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
V. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Administracyjno-Budżetowy (DAB).
Cel kontroli: Sprawdzenie przestrzegania Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Czas trwania kontroli: od 18 czerwca do 30 czerwca 2009 r.
W dniu 15 lipca 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 14 sierpnia 2009 r. (pismo znak: DAB-00-091-1/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Zastępcę Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VI. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Gabinet Prezesa (GP).
Cel kontroli: Sprawdzenie przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz stosowania Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Czas trwania kontroli: od 30 września do 23 października 2009 r.
W dniu 4 listopada 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Radcy Prezesa GUS oraz Zastępcy Dyrektora Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
W dniu 30 listopada 2009 r. (pismo znak: GP-08-091-4169/2009), Radca Prezesa GUS oraz Zastępca Dyrektora Departamentu poinformowali Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Metodologii, Standardów i Rejestrów (MS).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu: prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od 14 września do 2 października 2009 r.
W dniu 21 października 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
W dniu 6 listopada 2009 r. (pismo znak: MS-SEKR-0911-1/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Zastępującego Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VIII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Statystyki Finansów (SF).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu: przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od 22 października do 16 listopada 2009 r.
W dniu 14 grudnia 2009 r. Zastępujący Dyrektora Generalnego GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wzmocnienie nadzoru nad realizacją wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz prac statystycznych.
W dniu 8 stycznia 2010 r. (pismo znak: DF-00-0911-5/2009), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IX. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Badań Regionalnych i Środowiska (BR).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od 18 listopada do 11 grudnia 2009 r.
W dniu 4 stycznia 2010 r. Dyrektor Generalny GUS zlecił Dyrektorowi Departamentu wprowadzenie zmian w realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
W dniu 22 stycznia 2010 r. (pismo znak: BR-00-0911-12/2010), Dyrektor Departamentu poinformował Dyrektora Generalnego GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
X. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Departament Przedsiębiorstw (PZ).
Cel kontroli: Sprawdzenie realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych.
Czas trwania kontroli: od 29 grudnia do 22 stycznia 2010 r.
W dniu 12 lutego 2010 r. Dyrektora Generalny GUS zlecił Zastępcy Dyrektora Departamentu wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych.
Kontrole w jednostkach służb statystyki publicznej:
I. Kontrola kompleksowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Katowicach oraz Oddziały: Bielsko-Biała, Częstochowa, Gliwice i Sosnowiec
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji zadań statutowych Urzędu.
Czas trwania kontroli: od 9 marca do 3 kwietnia 2009 r.
W dniu 20 kwietnia 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych, przestrzegania: prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) i przepisów Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej oraz innych prawnych aspektów działania Urzędu.
Pismem znak: WOB-01-0930-10/2009 z dnia 12 maja 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
II. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Krakowie
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 22 kwietnia do 13 maja 2009 r.
W dniu 22 czerwca 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Pismem znak: WKO-0931-1/2009 z dnia 6 lipca 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
III. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Łodzi
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 20 kwietnia do 8 maja 2009 r.
W dniu 22 maja 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych oraz innych prawnych aspektów działania Urzędu.
Pismem znak: KO-093-4/2009 z dnia 30 czerwca 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IV. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Poznaniu
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz stosowania prawa administracyjnego w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 8 lipca do 31 lipca 2009 r.
W dniu 31 sierpnia 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Pismem znak: WO-0931-2/2009 z dnia 22 września 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
V. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Centrum Edukacji Statystycznej w Jachrance
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu przestrzegania przepisów prawa pracy (w tym dyscypliny pracy).
Czas trwania kontroli: od 18 czerwca do 1 lipca 2009 r.
W dniu 21 lipca 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Centrum wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu przestrzegania prawa pracy (w tym dyscypliny pracy) oraz innych prawnych aspektów działania Centrum.
Pismem znak: L.dz. D/681/2/2009 z dnia 20 sierpnia 2009 r. Dyrektor Centrum poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VI. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Warszawie
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 27 lipca do 14 sierpnia 2009 r.
W dniu 22 września 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych oraz przestrzegania przepisów Instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Pismem znak: WO-0942-2/2009 z dnia 9 października 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Gdańsku
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 27 lipca do 26 sierpnia 2009 r.
W dniu 22 września 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych.
Pismem znak: WO-093-1-16/2009 z dnia 7 października 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
VIII. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Urząd Statystyczny w Zielonej Górze
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych w Urzędzie.
Czas trwania kontroli: od 26 sierpnia do 17 września 2009 r.
W dniu 8 października 2009 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Urzędu wzmocnienie nadzoru nad wybranymi zadaniami z zakresu prac statystycznych.
Pismem znak: WO-01-0931-1/2009 z dnia 15 października 2009 r. Dyrektor Urzędu poinformował Prezesa GUS o sposobie zrealizowania zaleceń pokontrolnych.
IX. Kontrola problemowa
Jednostka kontrolowana: Centralny Ośrodek Informatyki Statystycznej w Warszawie
Cel kontroli: Dokonanie oceny realizacji wybranych zadań z zakresu prac statystycznych oraz pozostałych zadań statutowych w Centrum.
Czas trwania kontroli: od 25 listopada do 18 grudnia 2009 r.
W dniu 5 lutego 2010 r. Prezes GUS zlecił Dyrektorowi Ośrodka wzmocnienie nadzoru oraz wprowadzenie dodatkowych zmian związanych z wybranymi zadaniami z zakresu pozostałych zadań statutowych.
Informacja z kontroli przeprowadzonych w 2009 r. przez Wydział Kontroli Finansowej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego
W roku 2009 Wydział Kontroli Finansowej w Biurze Dyrektora Generalnego przeprowadził 13 wyjazdowych kontroli kompleksowych i problemowych.
Kontrolą kompleksową objęto Centrum Edukacji Statystycznej w Jachrance oraz Urząd Statystyczny w Katowicach.
Kontrole problemowe przeprowadzono w urzędach statystycznych w Białymstoku, Kielcach, Olsztynie, Poznaniu, Rzeszowie, Szczecinie, Warszawie, Wrocławiu i Zielonej Górze oraz w Zakładzie Wydawnictw Statystycznych i Centrali GUS (Departament Administracyjno-Budżetowy).
Program kontroli kompleksowych obejmował planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi, zakupy towarów i usług, ewidencję księgową, sprawozdawczość i gospodarowanie majątkiem jednostki.
Program kontroli problemowych przedstawiał się natomiast następująco:
- planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi - 4 urzędy;
- planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi oraz ewidencja księgowa - 1 urząd i Centrala GUS,
- planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi oraz zakupy towarów i usług - 1 urząd,
- ewidencja księgowa i sprawozdawczość - 1 urząd,
- zakupy towarów i usług - ZWS,
- ewidencja księgowa - 1 urząd,
- gospodarowanie majątkiem jednostki - 1 urząd.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:
1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi
Łącznie stwierdzono dwadzieścia jeden uchybień, polegających głównie na błędach formalnych w wewnętrznych procedurach kontroli finansowej, niepełnym opisie stosowanego systemu informatycznego, opóźnieniach w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne lub drobnych uchybieniach w zakresie gospodarki kasowej, braku uregulowań dotyczących przedpłat i zaliczek na poczet przyszłych dostaw i usług oraz zapłaty na podstawie faktur „pro forma” .
Ponadto stwierdzono w jednym przypadku wydatkowanie środków przed podjęciem decyzji o zmianie planu finansowego (ze względu na niską kwotę nie podlegające dochodzeniu w trybie ustawowym) oraz nieaktualne, oparte na przepisach z końca 2004 r. procedury wewnętrznej kontroli finansowej, wymagające całkowitej wymiany.
2. Zakupy towarów i usług
Stwierdzono dziesięć uchybień nie mających wpływu na wynik i prawidłowość przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Były to głównie uchybienia formalne dotyczące m.in. przytoczenia niewłaściwego artykułu ustawy Prawo zamówień publicznych przy opisie faktur, operowania kwotami brutto w formularzach protokołów z przeprowadzonych postępowań, braku formalnej akceptacji przez dyrektora jednostki sprawozdań Komisji Przetargowej.
W dwóch jednostkach ujawniono natomiast, że w kilku protokołach z przeprowadzonych postępowań szacunkowa wartość zamówienia była niższa niż kwota jaką zamawiający podał przed otwarciem ofert i ostateczna wartość zawartej umowy.
Ponadto stwierdzono w jednym przypadku nienależytą staranność w ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia.
3. Ewidencja księgowa
Stwierdzono dziewięć uchybień, które głównie dotyczyły formalnej poprawności dokumentacji kasowej. Najczęściej występujące błędy to brak wymaganych podpisów, niechronologiczne zapisy w raportach kasowych i nieprawidłowe wypełnianie rubryk w dokumentach kasowych.
Ponadto ujawniono nieprawidłowe księgowanie wynagrodzeń netto z tytułu wykonania umów zleceń poprzez konto 229 – pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, co jest niezgodne z planem kont obowiązującym w resorcie.
4. Sprawozdawczość
Nie stwierdzono uchybień.
5. Gospodarowanie majątkiem jednostki
Stwierdzono w jednej z jednostek niezgodne z przepisami ustawy o rachunkowości poprawianie błędów w dowodach magazynowych – poprawianie za pomocą korektora, nieczytelna treść poprawek, skreślenia pojedynczych cyfr, brak parafy osoby upoważnionej.
Do jednostek, w których wystąpiły uchybienia Prezes GUS wystosował zalecenia pokontrolne.
Pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w terminie.