Informacje dotyczące zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa
Procedura zgłaszania informacji o naruszeniu prawa
W związku z wejściem w życiem ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r., poz. 928), Urząd Statystyczny we Wrocławiu wdrożył procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, określającą zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Jak zgłosić informację o naruszeniu prawa w Urzędzie?
Zgłoszenia można dokonać w następujący sposób (korzystając z udostępnionego poniżej wzoru formularza elektronicznego).
Pisemnie:
- W formie elektronicznej:
- za pomocą dedykowanego formularza elektronicznego (dołączonego jako plik) wysłanego na:
- adres mailowy: (dodatkowo w formie plików można również przesłać dowody),
- na adres elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu: /24c9mw5yxt/skrytka lub adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-95796-54196-CGRSG-29;
- W wersji papierowej - w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie nieprawidłowości”, na adres korespondencyjny Urzędu:
Urząd Statystyczny we Wrocławiu,
ul. Oławska 31,
50-950 Wrocław
Ustnie:
- Osobiście w siedzibie Urzędu - po wcześniejszym umówieniu spotkania z pracownikiem do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, które odbędzie się w ciągu 14 dni od wystąpienia z takim wnioskiem.
Wniosek w sprawie bezpośredniego spotkania można złożyć pisemnie na adres mailowy: albo ustnie u pracownika do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
- Telefonicznie, pod numerem tel. 789 308 426 lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r., poz. 1513 z późn. zm.).
Zgłoszenie telefoniczne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez pracownika do spraw przyjmowania zgłoszeń.
WAŻNE !
Zgłoszenia anonimowe będą pozostawione bez rozpoznania.
Przed zgłoszeniem informacji o naruszeniu prawa sygnalista może skorzystać z poufnej porady prawnej, udzielone przez pracownika do spraw przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Ochrona sygnalisty
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi oraz przed ujawnieniem tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
WAŻNE !
Urząd gwarantuje, że przetwarzanie danych osobowych uniemożliwia nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych.
Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
W przypadku zgłoszenia zewnętrznego postępowanie ma na celu weryfikację informacji zgłoszonych przez sygnalistę, zgodnie z przyjętą Procedurą. Zgłoszenia są przyjmowane i rejestrowane przez pracownika Urzędu Statystycznego we Wrocławiu wyznaczonego do przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa.
Zgłaszający może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Informacje będą wyjaśniane w sposób zapewniający ochronę osoby zgłaszającej i poufność danych.
Termin przekazania informacji zwrotnej
Urząd zobowiązuje się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna obejmuje:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia,
- informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji,
- informacje o zakończeniu postępowania i jego wynikach, jeśli jest to możliwe do przekazania.
Zasady poufności przy zgłoszeniach zewnętrznych
- Dane osoby dokonującej zgłoszenia zewnętrznego oraz wszelkie szczegóły zgłoszenia są objęte zasadą poufności. Tożsamość zgłaszającego oraz wszelkie informacje pozwalające na jego identyfikację są przetwarzane jedynie przez uprawnione osoby i nie będą ujawniane bez zgody zgłaszającego.
- Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
- Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, Urząd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu.
Zasady przetwarzania danych osobowych
- Urząd przetwarza dane osobowe sygnalisty w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Urząd przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do Urzędu lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania, Urząd usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem, sporządzając protokół zniszczenia.
- Jeżeli dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu.
Charakter działań następczych
- Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego Urząd przeprowadza działania wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające na celu ustalenie faktycznego stanu rzeczy.
- Rozpatrzenia zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa w zakresie działania Urzędu, podejmowania wymaganych działań następczych oraz pozostałych czynności dotyczących zgłoszenia naruszeń prawa, dokonuje Komisja do rozpatrywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, powoływana każdorazowo przez Dyrektora Urzędu, w zależności od przedmiotu zgłoszenia.
- Jeśli zgłoszenie nie dotyczy zakresu działania Urzędu zostanie ono przekazane do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi
Osoba dokonująca zgłoszenia jest chroniona przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Działania odwetowe to wszelkie działania prowadzące do pogorszenia sytuacji sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia, pod warunkiem istnienia związku między pogorszeniem a przekazaniem informacji przez sygnalistę.
Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.
Ochrona sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, że zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe.
Pracowników Urzędu zachęcamy do zgłaszania naruszeń prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych, o ile w ocenie zgłaszających nie istnieje ryzyko działań odwetowych, a sprawa może zostać skutecznie rozwiązana w Urzędu.
W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich
wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Telefon: (+48) 22 55 17 700
Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl
Adres e-mail:
Podstawa prawna:
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 305, poz. 17);
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
