Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w celu komunikacji oraz wykonywania praw wynikających z RODO
A
A
A
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W CELU KOMUNIKACJI ORAZ WYKONYWANIA PRAW WYNIKAJĄCYCH Z RODO
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), Administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.
- Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezes Głównego Urzędu Statystycznego z siedzibą al. Niepodległości 208, 00-925 Warszawa.
- Inspektor ochrony danych
Z inspektorem ochrony danych (IOD) może się Pani/Pan kontaktować:
- pocztą tradycyjną na adres: IOD GUS, al. Niepodległości 208, 00-925 Warszawa;
- pocztą elektroniczną na adres e-mail: .
Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez Administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.
- Cele oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia komunikacji i realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.
Dane osobowe zawarte w korespondencji przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze dotyczącego obsługi korespondencji i archiwizacji dokumentów, w związku z:
- art. 12 i art. 38 ust. 4 RODO;
- art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. 2020, poz. 164 z późn. zm.), zgodnie z którym dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne;
- rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U.2019, poz. 246);
- § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518), zgodnie z którym dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym i ewidencjonowane są w wykazie rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.
- Obowiązek podania danych osobowych
Szanując prywatność Pani/Pana oraz innych osób, do których Pani/Pan może odwołać się podczas komunikacji z nami prosimy, aby w korespondencji podawać wyłącznie dane niezbędne do obsługi sprawy.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie niektórych danych osobowych (tożsamości lub danych adresowych) może uniemożliwić nam lub wydłużyć czas na udzielenie odpowiedzi na korespondencję oraz obsługę spraw.
Z tego powodu podanie podstawowych danych (tożsamość, adres e-mail lub numer telefonu, a w przypadku korespondencji listowej – również adres pocztowy) jest niezbędne dla obsługi sprawy.
Podanie przez Panią/Pana z własnej inicjatywy nadmiarowych danych w korespondencji powoduje, że przejmuje Pani/Pan na siebie ryzyko i odpowiedzialność, że Administrator uzyskuje dostęp do tych danych. Dane takie przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażonej w formie wyraźnego działania, którym jest dobrowolne przekazanie tych danych osobowych.
- Informacje o odbiorcach Pani/Pana danych osobowych
W zakresie w jakim jest to uzasadnione celem przetwarzania, Administrator może przekazywać dane osobowe innym jednostkom służb statystyki publicznej oraz innym organom i podmiotom zewnętrznym właściwym do obsługi sprawy, tj. dostawcom usług i rozwiązań informatycznych, podmiotom zajmującym się usługami pocztowymi.
Odrębną kategorię odbiorców, którym mogą być ujawnione Pani/Pana dane są podmioty uprawnione do obsługi doręczeń[1] oraz podmioty, z którymi Administrator zawarł umowę na świadczenie usług serwisowych dla użytkowanych systemów informatycznych.
Jeżeli będzie to wymagane przez przepisy lub niezbędne w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, Administrator może także przekazywać dane osobowe organom publicznym, w tym sądom, prokuraturze lub policji (podmioty te staną się w takiej sytuacji odrębnymi administratorami danych).
- Okresy przetwarzania danych osobowych
Administrator będąc jednostką administracji publicznej, podlega przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanym do niej rozporządzeniom. Zobowiązuje go to do archiwizacji dokumentacji gromadzonej w ramach wykonywanych zadań i obsługiwanych spraw.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, do jakich zostały przekazane tj. przez okres realizacji sprawy, a następnie – w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej – przez czas wynikający z tych przepisów oraz z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u administratora.
W przypadku wystąpienia roszczeń Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 6 lat od upływu daty wymagalności roszczenia cywilnoprawnego na zasadach określonych w ustawie z dnia z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740, z późn. zm.), a następnie – w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej – przez czas wynikający z tych przepisów oraz z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u administratora.
- Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
- dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
- sprostowania (poprawiania) danych osobowych, jeśli są błędne lub nieaktualne;
- usunięcia danych w sytuacji, gdy dane przetwarzane są na podstawie zgody;
- wycofania zgody – w zakresie w jakim Pani/Pan dane będą przetwarzane na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na czynności przetwarzania dokonane na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody należy przekazać tym samym kanałem komunikacji jaki został wykorzystany do zgłoszenia sprawy;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) jeżeli zdaniem Pana/Pani przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, a dane nie będą podlegały profilowaniu.
- Przekazywanie danych osobowych do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) lub organizacji międzynarodowych
Administrator nie udostępnia Pani/Pana danych osobowych podmiotom mającym siedzibę poza EOG, oraz organizacjom międzynarodowym.
[1] Sytuacja dotyczy głównie podmiotów świadczących usługi doręczania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w tym m.in. ePUAP w związku z § 8 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j Dz.U. z 2018 r. poz. 180)