Starszy archiwista do spraw: obsługi archiwum zakładowego w Wydziale Organizacji i Rejestrów (Ogłoszenie nr 127131)
Urząd Statystyczny w Lublinie
20-068 Lublin ul. Stanisława Leszczyńskiego 48
Ogłoszenie nr 127131 / 15.09.2023
starszy archiwista
Do spraw: obsługi archiwum zakładowego w Wydziale Organizacji i Rejestrów
administracja publiczna #statystyka publiczna
Liczba stanowisk 1
Wymiar etatu 1
Status nabór w toku
Miejsce pracy Lublin
ul. Stanisława Leszczyńskiego 48
Ważne do 25 września 2023 r.
Czym będziesz się zajmować
OSOBA NA TYM STANOWISKU:
- Administruje systemem elektronicznego obiegu dokumentów i nadzoruje wykonywanie przez pracowników czynności kancelaryjnych w systemie w celu zapewnienia kompletności i prawidłowości obiegu dokumentacji Urzędu
- Przyjmuje z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną w formie papierowej i elektronicznej, gromadzi, przechowuje i zabezpiecza dokumentację w celu archiwizacji dokumentacji Urzędu zgodnie z przepisami
- Prowadzi szkolenia oraz doradza pracownikom z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania zadań z tego zakresu
- Porządkuje zasób archiwalny Urzędu w celu przekazania do właściwego archiwum państwowego.
- Prowadzi kontrole w komórkach organizacyjnych w celu zapewnienia przestrzegania zapisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej
- Koordynuje i realizuje brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po upływie wymaganego okresu przechowywania w celu zapewnienia zgodnego z przepisami brakowania dokumentacji.
- Udostępnia dokumentację z archiwum zakładowego komórkom organizacyjnym w celu umożliwienia sporządzenia zestawień i zaświadczeń
- Sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w celu dostarczenia niezbędnych informacji właściwemu archiwum państwowemu i jednostce nadrzędnej
Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)
- Wykształcenie: wyższe
- Doświadczenie zawodowe co najmniej 3 lata w prowadzeniu archiwum zakładowego, w tym 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów
- Szkolenie kancelaryjno-archiwalne I stopnia
- Poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych m.in. klauzulą „poufne” (w przypadku braku poświadczenia bezpieczeństwa oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego dopuszczającego do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”)
- Znajomość obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
- Rzetelność,
- Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów,
- Wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe,
- Współpraca,
- Komunikacja pisemna,
- Komunikacja interpersonalna,
- Dobra znajomość obsługi komputera w zakresie edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych,
- Znajomość przepisów dotyczących służby cywilnej, w tym znajomość zasad służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej,
- Znajomość przepisów dotyczących statystyki publicznej,
- Znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
- Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
- Znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
- Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w 2 rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)
Wykształcenie: wyższe w zakresie archiwistyki lub zarządzania dokumentacją
Co oferujemy
- Ruchomy czas pracy
- Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
- Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
- Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
- Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
- Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
- Stabilną i ciekawą pracę
- Możliwość rozwoju zawodowego
- Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
- Szkolenia
- Pakiet socjalny (m.in. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci, niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
- Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
- Korzystną ofertę grupowego ubezpieczenia pracowniczego
- Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
- Miłą atmosferę pracy
Dostępność
- Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
- Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.
- Jako osoba ze szczególnymi potrzebami możesz je zgłosić na etapie składania dokumentów.
- Dostosowujemy materiały używane podczas naboru do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami (np. większa czcionka w materiałach drukowanych).
- Zwiększamy czas poszczególnych metod i technik naboru dla osób ze szczególnymi potrzebami.
- Jako osoba z niepełnosprawnością nie możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – nie składaj dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wyniósł co najmniej 6%.
Warunki pracy
- Wysiłek fizyczny
- Praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera i monitora ekranowego
- Przeciążenie układu mięśniowo-szkieletowego, przeciążenie wzroku, bariery architektoniczne w zakresie poruszania się po budynku przez osoby niepełnosprawne ruchowo, schody między kondygnacjami
- Brak wind
- Toaleta zlokalizowana na parterze dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych,
- Przed budynkiem Urzędu znajduje się urządzenie do przemieszczania osób niepełnosprawnych - platforma schodowa
Dodatkowe informacje
- Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).
- Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów, przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie oryginałów tych oświadczeń (do wglądu).
- Jeśli dokumenty składasz elektronicznie, przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie ich oryginałów (do wglądu).
- Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
- Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
- Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
- Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
- Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których
- wymagamy lub zalecamy.
- Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
- Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.
- Do składania dokumentów aplikacyjnych zapraszamy również osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, które spełniają wymogi określone w ogłoszeniu o naborze.
- Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „Dokumenty i oświadczenia niezbędne ”.
- Pod adresem internetowym bip.stat.gov.pl/urzad statystyczny-w-lublinie/oferty-pracy/ umieszczono pomocniczy formularz oświadczenia - Oświadczenie w związku z ubieganiem się o stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej.
- W ofercie należy podać dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu.
- Urząd Statystyczny w Lublinie ponosi odpowiedzialność tylko i wyłącznie za treść ogłoszeń umieszczonych na portalach: nabory.kprm.gov.pl, bip.stat.gov.pl/urzad-statystyczny-w-lublinie/oferty-pracy/. Nie ponosimy odpowiedzialności za treść przedruków umieszczanych w innych miejscach.
Planujemy następujące metody/techniki naboru:
Metody i techniki naboru:
etap II: test wiedzy, sprawdzian umiejętności praktycznych,
etap III: rozmowa kwalifikacyjna.
Próg zaliczenia poszczególnych części etapów naboru wynosi 60% punktów możliwych do uzyskania.
Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)
- CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- Kopia dokumentu potwierdzającego szkolenie kancelaryjno-archiwalne I stopnia
- Kopia dokumentu potwierdzająca poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”. W przypadku braku poświadczenia bezpieczeństwa - oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, dopuszczającego do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”
- Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dołącz, jeśli posiadasz (dokumenty dodatkowe)
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
Aplikuj do: 25 września 2023 r.
Elektronicznie:
- platforma ePUAP:
- mailowego na adres: , w temacie wpisz: ogłoszenie nr 127131 / 15.09.2023
w formie papierowej na adres:
Urząd Statystyczny w Lublinie
Wydział Kadr i Szkolenia
ul. Stanisława Leszczyńskiego 48
20-068 Lublin
Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego: 81 4652019 lub 81 4652050
- Decyduje data wpływu oferty do urzędu
- Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze.
Przetwarzanie danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
- Administrator danych i kontakt do niego: Administratorem danych jest Dyrektor Urzędu Statystycznego w Lublinie, ul. Stanisława Leszczyńskiego 48 20-068 Lublin, tel. 81 533 30 40, e-mail sekretariatuslub@stat.gov.pl
- Kontakt do inspektora ochrony danych: tel. 81- 465 20 64 e-mail
- Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
- Informacje o odbiorcach danych: oferty kandydatów złożone po terminie (decyduje data wpływu oferty do Urzędu) oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu procedury naboru.
- Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4) prawo do usunięcia danych osobowych;
- żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
- Podstawa prawna przetwarzania danych:
1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2) art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3) art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
- Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane